Si se estás por adquirir un software de control documental, una de las preguntas que uno debe hacerse es si el sistema estará dentro del negocio u hospedado en la nube. Aunque ambas opciones proveen marcos de referencia para guardar y organizar documentos electrónicos, cada una tiene sus ventajas y desventajas. A continuación definimos de qué se trata este software y enlistamos las diferencias mencionadas anteriormente.

¿Qué es un software de control documental?

Los sistemas de control documental son gabinetes electrónicos que proveen un marco de referencia para organizar todos los documentos físicos y digitales. Estos trabajan en conjunto con escáneres, los cuales convierten los documentos de papel en versiones digitales. A través de sofisticados motores de búsqueda, el control documental permite el fácil acceso a cualquiera de ellos.

Funciones

• Guardar diferentes tipos de formatos de documentos
• Buscar en una librería entera de archivos a través de palabras clave
• Restringir el acceso a ciertos documentos
• Monitorear quién puede verlos
• Llevar un registro de la edición
• Obtener versiones anteriores de documentos editados
• Controlar y regular la eliminación de archivos obsoletos
• Acceder, editar y compartir documentos vía dispositivos móviles

Si quieres conocer una herramienta que te puede ayudar, no dudes en solicitar una Demo.

Sistemas de control documental auto hospedado

1. Todo el software de control documental se encuentra en los servidores del negocio.
2. Sistemas con auto hospedaje permiten guardar documentos de acuerdo a la capacidad de los servidores.
3. Se trata de un solo gasto basado en el número de usuarios que tendrá. Algunos sistemas cobran una cuota inicial por el software y otra más por la instalación, además de que existe un cargo opcional para tener soporte y acceso a nuevas actualizaciones.

Ventajas

Permite tener el total control del sistema y no se necesita confiar en alguien más para mantenerlo andando. Su uso no depende de tener Internet, pues aunque no haya conexión se puede tener acceso a los documentos.

Desventajas

Los costos iniciales son altos, sin mencionar que es necesario invertir en actualizaciones posteriores. Es necesario también tener un sistema de apoyo, pues los archivos no estarán disponibles automáticamente en la nube. Por último, no todos son compatibles con Windows y Mac por igual.

También lee: 7 Beneficios de contar con soporte remoto de TI

Sistemas de control documental hospedados en la nube

1. Todo el software de control documental es hospedado por el proveedor y está disponible en línea.
2. Se puede acceder desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a la red.
3. Se paga una cuota mensual por cada usuario y el l costo depende del proveedor, las características disponibles y el espacio.
4. Las actualizaciones y el soporte corren por cuenta del proveedor.

Ventajas

No se necesita un equipo de TI para instalarlo y correrlo adecuadamente. No hay grandes gastos iniciales. Se puede acceder a este desde cualquier sitio y no se necesita un sistema de apoyo, pues los archivos quedan guardados automáticamente en la nube.

Desventajas

Se depende totalmente del proveedor para mantener el sistema andando. Si este tiene un problema con su centro de datos, el acceso a nuestros documentos podría verse comprometido. Por último, las soluciones en la nube también tienen un límite de espacio.

Beneficios de un software de control documental

• Es de fácil acceso y permite hacer búsquedas más sencillas
• Mejora la colaboración
• Permite alta disponibilidad de los documentos 
• Ofrece una mayor seguridad
• Ahorra espacio físico
• Tiene capacidad de recuperación ante desastre

Si te gustaría conocer una excelente herramienta de control documental para mejorar tu gestión, visita nuestro sitio web.

Fuente: Business News Daily

Publicado originalmente el 27 de octubre de 2017 por Diego Maldonado, actualizado el 19 de julio de 2023.