alexa

icorp | Blog

icorp | Blog

5 Consideraciones para definir un control documental

Hablar de un control documental es subjetivo; ya que, además de que se presta a la interpretación, este debe definirse en función de la agilidad, objetivos y requerimientos organizacionales. Si lees este blog asumo que en tu organización has detectado áreas de oportunidad en el acceso y gestión de información documentada.

También lee: Los congresos de calidad de 2019 a los que hay que asistir

Personal que usa definiciones de producto, instrucciones de fabricación, procesos, diseños u otro documento que no es el más reciente, dificultades en el acceso a documentos por ausencia de la persona que los resguarda, o la complejidad en la distribución oportuna de cambios son algunos escenarios que quizá estés viviendo y busques mejorar.

Sumándome a tu búsqueda de la solución, te presento cinco consideraciones para definir un control documental que tu organización necesita:

 

  1. Controles que requieres para la documentación

¿Qué necesitas controlar? ¿Por qué? ¿Cuáles son las implicaciones? Definir el problema que origina cada control y los beneficios para la organización te permite justificar las implicaciones que tendrá su aplicación.

Algunos controles podrían ser:

  • Asegurar acceso a documentos vigentes y el resguardo del histórico de versiones.
  • Restringir acceso al documento para ser consultado, descargado, impreso o versionado.
  • Garantizar y evidenciar que cada documento fue revisado por las autoridades competentes.
  • Mantener el registro del personal que ha confirmado la lectura de los documentos vigentes.
  • Evidencia de la confirmación de lectura por parte de proveedores.
  • Evidencia del control de registro requerido para el documento (lugar de almacenamiento, tipo de destrucción, etc.).
  • Restringir la elaboración de documentos.
  • Asegurar la revisión periódica de documentos.
  • Control de cambios en documentos de alto impacto para la organización.

consideraciones para definir un control documental

 

  1. Documentación que requiere control

¿Qué impacto tiene el documento para la organización? ¿Qué riesgos se pueden asumir si este carece de alguno de los controles?  En ocasiones, suena bien aplicar los mismos controles a todos los documentos, pero podrías estar adoptando trabajo que complique los procesos sin dar suficiente valor agregado.

Deberá definirse hasta dónde se delegan las responsabilidades con la premisa de que se tienen las evidencias para que no sean evadidas.

Por ejemplo:

  • Un diseño de Producto B puede ser generado por cualquier diseñador y debe contar con la aprobación del Gerente de Innovación y el Gerente de Producción para que el personal de producción tenga acceso. No se requiere que personal de producción confirme la lectura ni apruebe una evaluación, pero es indispensable que solo puedan consultarlo sin posibilidad de descargarlo o imprimirlo.
  • Una política puede ser accesible a todo el personal de la organización sin contar con aprobaciones, ya que solo se requiere que el personal sea notificado de los cambios o nuevas políticas.

Lee también: 3 Problemas del control documental y cómo solucionarlos

 

  1. Indicadores

¿Qué datos necesitas monitorear para la entrega de resultados y para el seguimiento cotidiano? Son importantes para proyectar el éxito del control documental y deberás también identificar cómo se estará delegando el seguimiento. Si todo el personal y los jefes tienen visibles sus pendientes evita que una sola persona tenga toda la carga.

Algunos indicadores útiles podrían ser:

  • Documentos revisados y creados en un periodo de tiempo.
  • Documentos que no han tenido la revisión periódica establecida.
  • Aprobaciones de documentos pendientes.
  • Desglose de información por departamento, área, etc.

 

  1. Recursos disponibles

¿Qué necesitas para la implementación del control documental en una organización? Es importante separar los requerimientos en indispensables y deseables para centrarte en cubrir los primeros.

Quizá descubras que puedes cumplir con los requerimientos indispensables con alguna herramienta como Excel, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Bitrix24, carpetas compartidas, etc., que no necesitas ninguna o que se empleará software especializado. La asesoría de tu personal de Sistemas será indispensable.

Además de herramientas, también considera el presupuesto y tiempo del personal necesario para que el control de cambios se implemente y se mantenga.

 

  1. Costo vs Beneficio

Es un punto indispensable para la adopción del control documental y podrás definirlo con las consideraciones anteriores. También puede haber una estrategia de negocio para llegar a otros mercados.

Cuantifica el costo que representa para la organización no contar con el control documental que propones y contrástalo con el de implementarlo/mantenerlo, así como su beneficio. Considera que los errores cuestan, la rotación de personal es latente y el mercado es cada vez más exigente.


Si te gustaría conocer una excelente herramienta de control documental puedes visitar nuestro sitio web o solicitar una Demo en el siguiente botón.

 

Sobre el autor

Eduardo Banda
Eduardo Banda

Ingeniero en Sistemas Computacionales, con 8 años de trayectoria en el departamento de Desarrollo de icorp. Me encanta pasar tiempo con mi familia, los paseos al aire libre y conocer de nuevas tecnologías y formas de hacer las cosas.

Agrega tus comentarios