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Cómo justificar la inversión en un software de Gestión de Calidad

Cuando se trata de justificar la inversión en un proyecto, parece que solo los costos y el retorno de inversión influyen, y si bien estos son muy importantes en la toma de decisiones, existen otros factores que también debes considerar, estos serán tu carta de presentación para conseguir un sponsor que apoye tu iniciativa y promueva su inversión.

Business Case o Caso de Negocio

Presentar un Caso de negocio o Business Case es una forma de justificar una inversión en una iniciativa o proyecto de mejora. Aunque el caso de negocio te sirve para abordar cualquier iniciativa o proyecto dentro de la organización, en este caso lo abordaremos desde una iniciativa del área de Calidad.

El Business Case es un planteamiento de los antecedentes, hechos y datos que están ligados a un contexto determinado y el ambiente que lo rodea. Este documento pretende ofrecer la información necesaria para justificar la iniciativa desde la perspectiva del valor estratégico y el costo-beneficio.


Ventajas del Business Case

  • Validar la factibilidad del proyecto
  • Ampliar la visión del proyecto
  • Comprender su verdadero propósito
  • Identificar stakeholders
  • Conseguir un sponsor adecuado
  • Orientar el planteamiento del proyecto
  • Prever consecuencias cualitativas y cuantitativas (el impacto de las decisiones sobre las iniciativas en la organización debe estar directamente relacionado con sus objetivos estratégicos del negocio).
  • La toma de decisiones (asegurar que tu Sponsor tenga todo lo necesario para ir adelante con el proyecto)

Es importante que tengas en cuenta las siguientes sugerencias durante todo el desarrollo de tu Business Case:

  1. La aprobación de tu proyecto dependerá de la forma en la que lo presentas, utiliza una presentación o documento para explicarlo y lenguaje formal.
  2. Basa tu Business Case en hechos y datos, si es posible incluye fechas, personas, cantidades, tiempo. Con ello darás al nivel directivo los elementos que necesitan para tomar conciencia sobre la importancia de tu proyecto. Por ejemplo: “Hemos tenido tres eventos de Junio a la fecha, en los cuales se han producido piezas del producto X con una especificación no vigente, lo cual derivó en un reproceso de N piezas con un costo de $”.
  3. Evita usar adjetivos como “mucho”, “poco”, “demasiados”, estos están basados en un juicio y no en un hecho.

¡Ahora pasemos al desarrollo de tu Business Case!


El Business Case se divide en 5 secciones:

1.  Antecedentes

En esta sección se pretende realizar una investigación respecto a lo que detonó que tuvieras la iniciativa, haciendo evidente la problemática, la necesidad, las oportunidades, los riesgos y las incertidumbres.

Puedes documentar antecedentes de los procesos de gestión, como son la planeación de auditorías, gestión de CAPAS, control documental y sus áreas de oportunidad.

Especifica eventos o situaciones que generaron un incidente en la operación, no olvides incluir hechos y datos:

  • Uso de especificaciones no actualizadas.
  • Instrucciones de trabajo no difundidas a tiempo.
  • Procedimientos o instrucciones de trabajo no autorizadas debido a la ausencia física de la persona.
  • Llenado de formatos obsoletos que derivaron en un incidente
  • No conformidades, Desviaciones, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas no documentadas y la razón por la cual ocurrió este evento.
  • Controles de cambio de ingeniería ejecutados y no autorizados y la razón por la cual ocurrió este evento.
  • El software que se utiliza ya es obsoleto o falta soporte del proveedor. 


2. Situación actual

En esta sección se pretende realizar una investigación sobre cómo se está operando actualmente, los recursos que se ocupan, lo que cuesta, los indicadores principales, factores de productividad, competitividad, indicadores de bienestar, entre otros. 

Da un contexto del entorno, aquí puedes documentar:

  • Alcance de tu Sistema de Gestión de Calidad
  • Número de documentos controlados
  • Número de documentos revisados el año anterior y este año
  • Cantidad de No conformidades, Desviaciones, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas, Controles de Cambios y Quejas que fueron registradas el año pasado y el año actual
  • Número de copias e impresiones que se realizaron de los documentos
  • El tiempo  que invierten los colaboradores en las aprobaciones y su seguimiento, la problemática que se genera cada vez que un aprobador de documentos se ausenta
  • Los riesgos de seguridad de la información que quizás se tengan por no contar con un proceso o una herramienta para controlar permisos.

A continuación un listado de las actividades más comunes de control documental realizadas y el tiempo que lleva cada actividad.

Estas actividades son el tiempo que tú o alguien más invierte en el control documental y que no agregan valor a la operación. Son actividades medidas en minutos y es para cada documento.


Actividad por documentoTiempo (Mins)
Asignar código5
Recaudar de firmas60
Enviar correo para notificar actualización de documento10
Actualizar lista maestra3
Solicitar TI (Sistemas) que ponga el doc en la carpeta compartida5
TI guarda el documento en la carpeta compartida y asignar permisos10
Imprimir copia para SGC y archivar documento obsoleto10
Imprimir los documentos para las áreas y generar el formato para firmas10
Recolectar documentos obsoletos30
Total133


También lee: ¿Cómo un software puede ayudar a tu sistema de gestión documental?

3. Entorno

Aquí se pretende realizar una investigación que va de lo general a lo específico.

En lo general se estudian datos asociados con factores geográficos, político-legales, económicos, tecnológicos, sociales y culturales, ecológicos y macro-ambientales, así como las tendencias en el mercado. En cambio, en lo específico se estudian factores operativos como quiénes podrían ser los interesados, involucrados, afectados o posibles proveedores.

Lista los procesos, personas, áreas involucradas que podrían verse afectados positiva o negativamente por los retos que enfrentan.

A continuación un listado de estos procesos que tienen consecuencias en caso de que un incidente pueda presentarse.

  • La auditoría externa levanta una NC debido a falta de documentación/seguimiento de las Acciones Correctivas.
  • El producto no se realiza con las especificaciones adecuadas ya que el proveedor no cuenta con el documento vigente.
  • Manufactura trabaja con una especificación incorrecta.

Te dejo una pregunta que es ideal respondas y la comuniques ¿Cuál es el costo en caso de que se presenten estos eventos en tu organización? Con este dato podrás calcular cuánto cuesta a la organización cada incidente.


4. Alineación estratégica

En esta sección se pretende que tú como promotor de la iniciativa o Project Leader consultes la filosofía corporativa y departamental, el propósito, visión, valores y manifiesto, para entonces valorar si el proyecto encaja con el planteamiento estratégico de la organización, área o departamento y con ellos puedas establecer de qué manera lo hace en términos de impacto y relevancia. 

Aquí puedes documentar la alineación que existe entre lo que ofrece tu iniciativa y la visión de la organización.

Por ejemplo, si la gestión del cambio de ingeniería se detiene y el cambio proviene de una solicitud de un cliente, el que se detenga tiene como consecuencia que el producto no se realice en el tiempo solicitado, esto provocará desde una queja hasta una penalización.

Con tu iniciativa, se evita que exista una queja del cliente y está alineado al objetivo estratégico de “incrementar la satisfacción de los clientes, además de mejorar el indicador de “quejas de clientes”.


5. Costo-beneficio

Esta última sección pretende tener una primera idea del impacto en la rentabilidad y/o escalabilidad del negocio:

  • Ahorros o ingresos adicionales que puede provocar. 
  • Productividad y competitividad que puede generar. 
  • Mejora en el bienestar de los involucrados.

De alguna manera te tienes que dar una idea de cómo se comportaría el Retorno de la Inversión (ROI).

Puedes hacer una operación matemática muy sencilla que puede tener gran impacto en la toma de decisiones.


¡Hagamos un ejemplo!

Con los datos de la tabla anterior, suma el tiempo que le toma a una persona la administración de los documentos y no conformidades, ejemplo: cada documento desde generar el código hasta su autorización, impresión y distribución le toma a una persona 45 minutos, este año o el año pasado se generaron o actualizaron 200 documentos. 

  • 45 min x 200 documentos = 9,000 minutos
  • 9,000 minutos / 60 minutos = 150 horas hombre 
  • 150 horas = 20 días hábiles = 1 mes de una persona enfocada a esta actividad

Con este dato puedes calcular el costo monetario por la administración de documentos. A este dato le llamaremos CostoAdmin.

A los costos de los incidentes listados en el punto 3 de este artículo les llamaremos CostoIncidentes.

El Costo Total = CostoAdmin + CostoIncidentes


En este punto debes tener el costo de la propuesta de tu proyecto, al cual llamaremos CostoProyecto.

Si el CostoProyecto es menos que el Costo Total, automáticamente tu proyecto es viable. En contraste, Si el CostoProyecto es mayor que el Costo Total, divide CostoProyecto entre el Costo Total.

CostoProyecto / Costo Total =  Tiempo que tendría que pasar para que tu proyecto se pague


Por ejemplo, si los costos se calcularon en años y el resultado es 1.3 significa que tomaría 14 meses recuperar la inversión de este proyecto.

Con estos datos, puedes hacer una comparación del costo total estimado que supone tu iniciativa y analizar el beneficio que tendría y su impacto en la competitividad de tu organización.


También lee: Software de gestión de calidad en la Nube: ¿por qué es importante para las empresas?


Tips

  • Explica las consecuencias e implicaciones:
  1. ¿Qué consecuencia negativa tendrían en caso de ocurrir otro evento?
  2. ¿Qué implicaciones y beneficios tendrían al concluir el proyecto?
  3. ¿En cuanto tiempo esperan ver resultados?
  • Explica los requerimientos previos y posteriores para la ejecución de tu proyecto.
  1. ¿Se requiere más infraestructura?
  2. ¿Se requiere capacitación?
  • Previo a la presentación de tu iniciativa, busca a las personas de las cuales depende la aprobación, platícales brevemente y pregúntales, desde tu perspectiva, ¿Qué es necesario que este proyecto incluya y qué debe de cumplir para que le den un visto bueno?


Te sorprenderás al ver lo útil que puede ser este documento. Si quieres ayuda para justificar tu iniciativa da click en el botón.

Sobre el autor

Rodolfo Montero
Rodolfo Montero

Experto en transformación digital, apoya los procesos de gestión de calidad, colaboración y administración de proyectos. Actual Product owner del software qdoc.

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