Un software de servicio al cliente brinda muchas posibilidades para mejorar las operaciones de un negocio, desde las estructuras de organización de tiempo y tareas, hasta de respuesta a comunicaciones y generación de tickets. Existen varias señales que pueden estar indicando que es necesario obtener uno cuanto antes:

1. Espacios de trabajo desorganizados
2. Un staff abrumado
3. Tiempo de respuesta lento
4. Pérdida de llamadas y correos electrónicos
5. Redes sociales desatendidas

1. Espacios de trabajo desorganizados

Notas esparcidas, computadoras desorganizadas y escritorios sin orden hacen que el trabajo no sea eficiente. Si el espacio de trabajo del staff de soporte al cliente no está ordenado, difícilmente podrán mantenerse al día, ya que al personal ocupado en otras labores les será complicado asegurarse de que todo se haga de manera rápida y eficaz.

Un software de servicio al cliente puede ser de gran ayuda al brindar a los miembros un sistema de organización digital para todas las notas y tickets. Además de que, como ventaja adicional, los empleados podrán compartir dichas notas u otra información importante en caso de que necesiten pasar otro ticket.

2. Un staff abrumado

Los espacios de trabajo desordenados son una forma en que el staff puede querer decir que se siente abrumado y ello significa que algo no está bien. Comunicarse regularmente con el equipo y mantenerse al tanto del estado de ánimo de las áreas permitirá juzgar el nivel de estrés que experimentan los miembros.

Si el nivel es alto, probablemente sea momento de implementar un software de servicio al cliente para encausarlo y resolverlo con una organización de trabajo, eliminando, además, algunas tareas ofreciendo a los clientes opciones de autoservicio, y generando un sentido de comunidad.

3. Tiempo de respuesta lento

Si los clientes pierden mucho tiempo antes de obtener una solución, seguramente no estarán felices. La respuesta lenta hace que los clientes se sientan olvidados o sin importancia, por lo cual es crucial que se reduzca el tiempo de atención lo más que se pueda.

Afortunadamente, el software de servicio al cliente puede brindar una estructura para el departamento encargado, con lo cual trabajar de manera más eficiente, además de que, junto a una función de self-help, puede brindar a los clientes la oportunidad de ayudarse a sí mismos sin hacerles perder tiempo en línea.

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4. Pérdida de llamadas y correos electrónicos

Las llamadas perdidas y el olvido de responder a correos son un gran error el servicio al cliente. Este tipo de negligencias puede conducir a tener usuarios insatisfechos que no volverán a solicitar los servicios brindados o desaconsejarlo a otros.

Para que esto no suceda, debe establecerse un sistema de organización que recoja y almacene los tickets en el orden en que fueron recibidos para crear una manera justa y confiable de atención. Un software de servicio al cliente puede ofrecerlo, entre otras muchas funciones.

5. Redes sociales desatendidas

En estos tiempos, es importante que los negocios tengan cuentas de redes sociales; sin embargo, no basta con abrirlas, sino que deben actualizarse y revisarse constantemente. Muchas personas las usan como medio de contacto, y si la compañía no responde a tiempo, el negocio puede verse afectado al brindar una mala imagen de desatención.

A pesar de que se puede contar con personal para atender a las cuentas de redes sociales, la tendencia es que el software de servicio al cliente se encargue de recibir los comentarios y generar tickets, con lo cual se puede asegurar que estos serán atendidos en el mejor tiempo posible.

¿Identificaste alguna de estas señales?

Si es así, en icorp podemos ayudarte, ofrecemos herramientas omnicanal y chatbots con el fin de optimizar la atención a tus clientes y usuarios para lograr interacciones efectivas. Comunícate con nosotros.

Fuente: Vision Helpdesk