¿Cómo calcular el ROI para proyectos de RPA?
Con los nuevos avances en la tecnología, la forma en la que operan actualmente las organizaciones se está transformando, los centros de trabajo cada vez se vuelven más digitales. Con estos cambios, los líderes se enfrentan a dos desafíos.
El primero de ellos es la búsqueda de soluciones en el mercado que le ayuden a adaptarse a los cambios y a innovar con el fin de ser más ágiles, reducir costos, optimizar sus recursos y así ser más rentables.
El segundo desafío tiene que ver con la respuesta a la pregunta constante: ¿Cómo justificar la inversión de un proyecto de transformación digital?
Con una problemática enfrente es fácil pensar en los beneficios cualitativos que una solución de este tipo pudiera ofrecer. Sin embargo, va más allá, los números y datos tangibles son un gran aliado para justificar cualquier proyecto de mejora.
En este artículo te hablaremos de una razón financiera que te ayudará a justificar la inversión de proyectos, el ROI o retorno de inversión por sus siglas en inglés, y te diremos cómo calcularlo para justificar tu proyecto de RPA.
¿Por qué es importante el ROI?
El ROI forma parte del costo-beneficio que idealmente se analiza en un Business Case o Caso de negocio y pretende tener una primera idea del impacto en la rentabilidad y/o escalabilidad del negocio y de cómo se comportaría el ROI:
- Los ahorros o ingresos adicionales que puede provocar.
- La productividad y competitividad que puede generar.
- La mejora en el bienestar de los involucrados.
Para los proyectos de RPA, el cálculo del ROI previo a comenzar con un proyecto, te permite contar con una base para saber «si le entras” o no a la automatización de procesos.
Cómo calcular el ROI para un proyecto de RPA
Hagamos un ejercicio…
Piensa en un Proceso de Cuentas por Pagar que inicia con recepción, validación y alta de facturas en un ERP, este proceso es realizado por 5 personas (FTEs = Full time equivalent) de tiempo completo, quienes procesan un promedio de ¡6,400 facturas mensuales!
| No. de horas por mes por FTE | 192 |
| FTEs involucrados en el proceso | 5 |
| Costo por hora laboral en pesos mexicanos | $ 75.00 |
| Costo total mensual por realizar el proceso manual | $ 72,000.00 |
| Costo actual anual por realizar el proceso manual | $ 864,000.00 |
| Costo proyecto o costo estimado por automatización del proceso al 90% | $ 100,000.00 |
Utilicemos la fórmula del ROI:
[ (Costo Actual Anualizado * % de Automatización – Costo Proyecto) / Costo Proyecto ] * 100
[ (864,000 * 90% – 100,000) / 100,000 ] * 100
El resultado es:
ROI al 1er año de vida del bot, un 677.6%
Como puedes ver, el retorno de inversión (ROI) por automatizar este proceso con RPA es muy interesante, eso significa que hay un ahorro económico potencial para la organización. La reducción de costos es una justificación muy poderosa ya que genera un beneficio cuantificable en la reducción de presupuestos.
Cabe señalar que aunque parece que solo los costos y el retorno de inversión influyen en la justificación de un proyecto, pues este primer cálculo rápido basado solamente en FTEs nos da un acercamiento para poder generar un caso de negocio (esto es muy importante en la toma de decisiones), existen otros factores cualitativos que también debes considerar, pues estos serán tu carta de presentación para conseguir un sponsor que apoye tu iniciativa y promueva la inversión.
