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¿Qué características debe de tener una herramienta de gestión documental?

Para las empresas es un gran desafío administrar y gestionar una gran cantidad de documentos. Sin embargo los avances tecnológicos han hecho de esta tarea algo cada vez mucho más sencillo, con el surgimiento de los Softwares de Gestión Documental

¿Qué es un Software de Gestión Documental?

Es un software diseñado para almacenar, administrar y llevar un control de documentos electrónicos de una empresa de forma centralizada.  

¿Para qué sirve?

Sirve para administrar y organizar digitalmente grandes cantidades de documentos y facilitar la búsqueda y el acceso a los mismos. Es un factor clave para incrementar el control, la disponibilidad de la información y la productividad de los empleados, que anteriormente llevaban tardados registros manuales. 

¿Qué características debe de tener? 

Aunque la función básica de este software es almacenar y organizar archivos, la realidad es que hay varias características importantes a considerar antes de optar por un software que se apegue a las necesidades de tu empresa. 

Algunas de ellas son la siguientes:

  • Automatización. Enviar o mover de forma manual documentos toma mucho tiempo, por eso la automatización es importante. Un sistema eficiente debe contar con la capacidad de ofrecer flujos de trabajo automatizados para enrutar documentos. 
  • Seguridad. El almacenamiento de información confidencial o de cualquier tipo, debe contar con un control de seguridad sólido, basado en reglas y permisos para acceder a la información o editarla. 
  • Facilidad de uso. Lo más recomendable es que el sistema que elijas sea amigable y fácil de usar para cualquier colaborador esté familiarizado o no con el sistema. 
  • Integración. Un sistema efectivo debe permitir la integración con herramientas o aplicaciones como Microsoft Office o incluso dispositivos móviles. 
  • Información en la nube. Múltiples colaboradores necesitarán acceder al software y cargar información o descargarla. Por eso es importante tener un software online disponible en cualquier momento y en cualquier lugar. 
  • Organización inteligente. Es recomendable que el software permita categorizar con metadatos para rastrear fechas, tipo de documento, entre otros, o poner tags a los archivos para eficientar procesos de búsqueda. 
  • Un buscador robusto. Esta función comienza a ser esencial entre más robusta es la cantidad de archivos almacenados, pues te permite generar búsquedas muy especificas con filtros y categorías. 
  • Registro de versiones. Hay documentos que constantemente sufren cambios o modificaciones y contar un historial de cambios ahorrará mucho tiempo al equipo si se cometió un error y se desea volver a la versión anterior. 
  • Asignación de permisos. Una función imprescindible para garantizar la seguridad de la información. Ya que está permitirá seleccionar a quién si se dará acceso para editar, borrar o cambiar archivos, y a quien se le otorgarán permisos restringidos. 

Ahora que ya sabes qué es, para qué sirve y qué consideraciones tomar en cuenta al momento de elegir un Software de Gestión de Calidad, te presentamos qdoc. Nuestro sistema de Control Documental que podrá ser un gran aliado para tu organización.

Si deseas conocer más información al respecto, agenda una cita con nuestros especialistas. 

 

 

Sobre el autor

Celia Lara
Celia Lara

Apasionada de la comunicación y de regalar una experiencia a cada lector de sus artículos. La familia, viajar y conocer personas son su motor. Communication Strategist en icorp.

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