En tan solo unas semanas, la videoconferencia se convirtió en uno de los servicios digitales más solicitados, sobre todo en el mundo laboral. El hecho de que buena parte de la fuerza laboral se encuentre en casa debido a la pandemia de COVID-19 ha resultado en la implementación de diversos recursos tecnológicos para asegurar la continuidad de los negocios.

Permitiendo la comunicación entre equipos y con superiores, las reuniones virtuales están a la orden del día, lo que, sin duda, las ha convertido en un blanco para los cibercriminales o cualquier persona con fines poco éticos. Entonces, ¿cómo podemos cerciorarnos de que solo los invitados están tomando parte en estas juntas? A continuación, ocho pasos para realizar una videoconferencia segura:

Entregar licencias a los colaboradores

Los colaboradores requieren acceso a herramientas de colaboración efectivas. Comprar la licencia para cada uno no solo permitirá tener control sobre la configuración de privacidad y seguridad, sino que evitará que estos las busquen por sus propios medios (algunos muy riesgosos) para cumplir con esta parte de su trabajo.

Establecer políticas

Así como en cualquier otra actividad formal de la compañía, las reuniones virtuales deben llevarse a cabo siguiendo ciertos lineamientos para evitar filtraciones de información o comportamientos no deseados. Algunos de estos son:

• Usuarios deben solicitar permiso para grabar la videoconferencia.
• El uso de dispositivos móviles debe estar prohibido.
• Las cámaras y micrófonos deben estar apagados cuando no estén en uso.
• La información confidencial no debe ser discutida en lugares públicos.

No usar el mismo ID

Si bien tener el mismo ID en cada junta resulta conveniente para poder identificar a los participantes, esto podría ser utilizado por cualquier persona ajena que desee entrar sin autorización, principalmente si no se requiere ingresar una contraseña.

Pedir contraseña

Los IDs de los usuarios pueden ser adivinados fácilmente, permitiendo accesos no autorizados incluso sin haber recibido una invitación. Además del ID, los anfitriones deben establecer una contraseña para poder entrar a la llamada. Esta capa de protección nunca estará de más.

Activar la «sala de espera”

La llamada «sala de espera” es otra forma de mantener el control sobre llamada. Su activación permite al anfitrión aceptar uno por uno a los participantes que ya se han hecho presentes; de esta manera, todos pueden estar seguros de que solo los invitados accederán a la llamada. Si alguien ajeno pudo entrar descifrando la contraseña, este filtro es una forma de impedir que se cuele.

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Cerrar videoconferencia cuando todos hayan entrado

Muchos programas de este tipo permiten a los anfitriones impedir el acceso una vez que todos los participantes invitados han ingresado. Esto funciona prácticamente como en la vida real: nadie puede entrar a la junta una vez que se ha cerrado la puerta.

No dar por hecho el cifrado de extremo a extremo

Varios programas claman que la comunicación que tiene lugar en las juntas está cifrada de extremo a extremo, lo que en teoría significa que solo los involucrados pueden escuchar y ver lo que pasa; terceros, incluyendo el proveedor, no podrán acceder a ella.

Esto, por supuesto, no siempre es verdad, lo que ha metido en problemas legales a varias de las plataformas de videoconferencia más populares. Si no podemos asegurar este cifrado, quizá lo mejor sea no mencionar secretos empresariales durante las llamadas.

Actualizar de forma constante

Es probable que la plataforma de videoconferencias esté instalada en uno o más de los dispositivos de los colaboradores, lo que puede ser explotado por cibercriminales o terceros con intenciones de acceder sin invitación a las juntas. Las actualizaciones frecuentes minimizarán el riesgo de que alguna falla sea aprovechada.

Al seguir estos pasos para realizar una videoconferencia segura, las compañías pueden garantizar que el modelo de home office no implica grandes riesgos en cuanto a ciberseguridad se refiere.

Fuentes: KPMG
Highfive
TechTarget
Kaspersky