Gestión de Calidad

Los 10 grandes retos del control documental manual y cómo solucionarlos

retos control documental

Una persona dedica 69% del tiempo a administrar documentos

En este artículo quiero empezar hablando de un ejemplo típico sobre el reto de control documental que se vive en las empresas, la gran cantidad de tiempo que se invierte en la gestión.

Piensa en una empresa manufacturera que tiene implementado ISO 9001:2015, administra entre 1200 y 2500 procedimientos, manuales, formatos e instrucciones de trabajo, ahora imagina que todos los documentos deben cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y las mejores prácticas.

¿Cuáles son los retos de llevar un control documental manual?

  1. El tiempo de aprobación es largo (puede tardar hasta 3 semanas o más en liberarse)
  2. Se consultan documentos obsoletos
  3. Se aplican cambios sin ser aprobados
  4. No hay apoyo de jefaturas para el seguimiento de actividades
  5. Se complica la distribución de procedimientos, instrucciones de trabajo o formatos
  6. Se invierte mucho tiempo en seguimiento: recolección firmas, impresiones y evidencias
  7. No hay un control real de la impresión de documentos
  8. Los usuarios sobreescriben documentos en la carpeta compartida
  9. Toda la administración recae en la Coordinación de Calidad, específicamente en Control Documental
  10. Cuando el responsable del Control Documental cambia, el control se pierde

¿Cuál es el tiempo que se invierte en administrar los documentos?

Siguiendo el ejemplo de la empresa de manufactura, la siguiente tabla muestra las diferentes actividades que se realizan de gestión y la cantidad de minutos que se invierten en cada una.

¿Cuántos minutos inviertes en realizar las siguientes actividades?

Actividades requeridas por cada documento Minutos
Asignación de código 5
Recaudación de firmas 25
Envío de correo para avisar si el documento fue actualizado 5
Actualización de la lista maestra 5
Solicitud a TI (Sistemas) para guardar el doc en la carpeta compartida 5
Resguardo del documento en la carpeta compartida y asignación de permisos 5
Impresión de copia para SGC y archivo del documento obsoleto 5
Impresión de documentos para las áreas y generación de formato para firmas 5
Recolección de documentos obsoletos 10
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Total de minutos invertidos 70

70 min para cada documento, multiplicado por 1250 documentos, esto es igual a 87,500 minutos al año, lo que equivale a 1,458 horas hombre, o bien, 182 días laborales o 36 semanas del año.

¿Cómo optimizar el control documental?

Cuando se incrementa la cantidad de documentos, la complejidad y los riesgos aumentan y la pérdida de control se hace presente continuamente.

Pero entonces, ¿Cómo optimizar la gestión documental y evitar los riesgos que esta conlleva ante el incremento de documentos y el cambio de personal?

La solución es implementar un software de gestión documental diseñado para los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC).

Las empresas que implementan un software, reducen al menos el 40% del tiempo que hoy dedican a la gestión documental, siguiendo el ejemplo, estamos hablando de liberar a una persona 15 semanas para que pueda enfocar su tiempo en otras actividades que agreguen valor.

Beneficios de implementar un software de gestión documental

  • Se automatiza la distribución de documentos
  • Se automatiza el proceso de firmas de autorización
  • Ayuda a validar el conocimiento de documentos
  • Permite reducir el tiempo dedicado al seguimiento de actividades
  • Ofrece el monitoreo del estatus del sistema de calidad
  • Incrementa la seguridad al prevenir la impresión, descarga y copia
  • Se involucra a jefaturas y mandos medios con reportes de pendientes de equipo
  • Facilita el proceso de certificación y auditorías
  • Permite digitalizar el sistema de gestión de calidad

También lee: Cómo justificar la inversión en un software de Gestión de Calidad

Asegúrate que el software cuente con los siguientes requerimientos

  • Cumple con todos los requerimientos de la norma ISO 9001:2015.
  • Controla desde la emisión hasta la distribución del documento y automatice el ciclo de aprobación.
  • Envía notificaciones y alertas por e-mail sobre aprobaciones y revisiones pendientes, documentos sin leer, restricción de consulta a nivel de documento.
  • Involucra a jefaturas y mandos medios enviando notificaciones con actividades pendientes de su personal.
  • Tiene un control de impresiones sobre límite por usuario, bitácora de documentos impresos, recuperación de copias impresas e impresiones controladas.
  • Permite el control de lectura para que pueda saber quién ya leyó el documento y quien no.
  • Arroja reportes gráficos sobre el estatus de tu control documental, documentos leídos y no leídos por área, pendientes vencidos por área, entre muchos otros.

Esto te ayudará a siempre tener el control y minimizar el tiempo de administración, facilitando la auditoría.

¿Quieres conocer un software que te cumpla con todos los beneficios?

En icorp ofrecemos el software de control documental qdoc que te puede ayudar.

Rodolfo Montero

Experto en transformación digital, apoya los procesos de gestión de calidad, colaboración y administración de proyectos. Actual Product owner del software qdoc.