La transformación digital está permitiendo a las empresas automatizar sus procesos; así como facilitar la calidad en los mismos. No obstante, un sistema de gestión va más allá de la automatización o definición de los procesos internos de la empresa.

Un sistema de gestión de calidad no es una serie de entregables o documentos. Aunque toda esta documentación es importante para la estandarización, lo más crítico es el proceso interno de la organización. ¿De qué forma vive la empresa su ciclo de calidad?

El sistema de gestión de la calidad considera los procesos del antes, durante y después. De qué forma se realizan los productos o servicios, el impacto en la satisfacción del cliente y los resultados para la empresa u organización.

¿Qué es un Software de Sistema de Gestión?

Un sistema de la calidad puede operarse de forma digital o en papel. Un software de sistema de gestión es una herramienta que facilita la operación de un Sistema de Gestión en una empresa, por medio de la computadora o una red de estas.

Un software de Sistema de Gestión está compuesto por múltiples módulos que puede necesitar una organización. Los más populares son Control Documental, Capacitación, Calibración de Equipo y Acciones Correctivas y Preventivas.

Dentro de la categoría de Software de Sistema de Gestión existen múltiples subcategorías de productos o alternativas que pueden cubrir los requerimientos de las normas.

Algo muy importante de recalcar es que utilizar un software va a resolver los procesos en la empresa. Este se enfoca en la automatización de ciertas actividades, y va a reflejar la definición de los procesos internos. En caso de no contar con lineamientos o procesos claros, el software realizará de forma eficiente un proceso definido pobremente.

¿Necesito un Software de Gestión de la Calidad?

No necesariamente. La implementación de un software de esta naturaleza puede ser prohibitivo en cuanto a costo para la microindustria o empresas con una cantidad pequeña de procesos y una persona a cargo de la gestión. En estas ocasiones es probable que con un sistema en papel o una herramienta sencilla de gestión de documentos y carpetas compartidas se pueda cubrir la necesidad.

Contratar un software de gestión de la calidad es recomendable cuando se busca que la empresa se acredite o certifique en una norma o estándar internacional. La cantidad de documentación y requerimientos hacen que el trabajo sea más que el que un responsable de calidad puede hacer en su jornada laboral.

Al final del día, la contratación de un software es necesario cuando el costo de implementar y mantener dicho sistema sea menor a los costos por defecto y el personal relacionado en los procesos de la gestión de la calidad.

¿Qué funcionalidad debo considerar en un QMS (Quality Management System)?

No existe una respuesta específica a esta pregunta. El software puede variar a partir de los procesos de la organización, industria y mercados en los que se opera. Por ejemplo: una empresa en el ramo automotriz no es supervisada por la FDA. Una empresa farmacéutica que opera en México es supervisada por la COFEPRIS y no por la FDA. En estos casos, las empresas pueden considerar un aplicativo que no necesariamente siga los lineamientos del 21 CSFR Part 11 que solicita la Food and Drug Agency de los Estados Unidos.

Otras consideraciones técnicas son las políticas de seguridad interna en la organización. Algunas empresas requieren que el software de gestión de la calidad viva en los servidores propios de la organización con el modelo on premise; algunas otras serán más abiertas a un ambiente de Nube compartida o Nube privada.

Un mejor enfoque hacia la funcionalidad que se debe de considerar al elegir un QMS sería cuál software puede crecer con las necesidades de la empresa. Considera qué módulos y herramientas se pueden integrar de forma rápida, y qué compañía puede darte el mejor tiempo de respuesta.

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En resumen

Un Sistema de Gestión de la Calidad es más que un software. La gestión de la empresa es un cambio cultural con el que se requiere compromiso de todos los involucrados. El software de gestión acelera las operaciones del día a día, pero no hará que la empresa viva en un ambiente de calidad si no se cuenta con el involucramiento de las personas.