En nuestra vida cotidiana y en el ámbito laboral surgen necesidades que podemos considerar cubrir con una solución informática y en cuanto a lo laboral, existe una serie de variables que influirán en la decisión que vas a tomar y en este artículo me enfoco en ello, conoce las cinco consideraciones al seleccionar un software nuevo:

1. Licenciamiento

Cuando hablamos del licenciamiento del software necesitas tener en claro qué es lo que estas pagando. En el mundo del software, hay varios tipos de licenciamiento, unos más flexibles que otros. Puedes encontrar software del que se te cobra una tarifa mensual sin restricción de funcionalidades, o solo limitado a una cantidad máxima de usuarios. En otros modelos puedes encontrar costos asociados a determinadas características.

Ver una demostración del software enfocada en las funciones y usos que cubran las necesidades de tu organización puede ayudarte a conocer los costos de tener exactamente eso que necesitas y pagar solo por ello, con posibilidad de dar un poco más en caso de requerir algo adicional a futuro.

2. Soporte y recuperación ante desastres

Tu organización está en constante cambio; el software, también. Es importante que confirmes los costos de las actualizaciones (nuevas versiones), capacitación de nuevo personal (rotación) y los detalles del servicio de soporte, tales como días, horarios, alcances y a quién va dirigido.

Al adquirir un software se genera un lazo de colaboración indefinida entre tu organización y el nuevo proveedor. Conocer más sobre él es de suma importancia: el tiempo que lleva en el mercado, la cantidad de clientes que tienen en uso su plataforma y la referencia de algún usuario actual sobre el empleo y calidad del servicio de soporte que le ha brindado.

También debes tener presente lo que el proveedor te ofrece en el respaldo de información y tiempos de recuperación. Estos mecanismos podrían estar fuera de la oferta de valor y a cargo de tu área de sistemas. Sus costos irán acorde a los criterios que necesites cubrir y el acompañamiento del personal de TI de tu organización será de vital ayuda.

Esto es vital como parte de las consideraciones al seleccionar un software.

3. Costos de implementación

Son los costos asociados a la puesta en marcha del software en tu organización, tales como instalación, configuración, consultoría y capacitación; así como los requerimientos técnicos, como servidores y licencias de software adicionales que no estén incluidos en la oferta.

También es importante conocer los requerimientos técnicos para que los usuarios de tu organización accedan al software y ante qué situaciones se necesitarán hacer cambios en esos equipos de cómputo. Los costos u operaciones internas de tu organización podrían verse afectados.

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4. Acceso a recursos para la preparación de tu personal

El propósito es identificar la estrategia que deberán seguir en tu organización para responder ante la rotación de personal y fortalecer el conocimiento sobre las funcionalidades del software. Es necesario conocer los recursos que el proveedor dejaría a su alcance y los costos de ello.

Imagen: Make School

5. Legal

Independientemente de la solución de software que busques, la información que estarán almacenando le pertenece a tu organización. Un contrato de confidencialidad y de derechos sobre la información almacenada en el software garantiza a tu organización el disponer de ella, incluso si se ven en la necesidad de no usar más la plataforma.

Te invito a imaginar que dejaras de usar la plataforma y la información que tienes almacenada en ella la necesitas de alguna forma y bajo ciertos criterios de aceptación de tu parte (Excel, BD, etc.). ¿Qué te ofrece el proveedor ante esa situación? ¿Tiene costo adicional?

También es conveniente que queden claros los contratos de los servicios contratados.

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Espero esta información sobre las consideraciones al seleccionar software nuevo haya sido de valor para el proceso que llevas a cabo.

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