La gestión documental manual ha pasado a la historia, los avances tecnológicos han abierto la puerta al desarrollo de software especializado que facilita y agiliza el manejo del Sistema de Gestión.

Beneficios del software de gestión documental

1. Facilita el proceso de digitalización de procedimientos

Brinda herramientas para facilitar el almacenamiento digital de toda la información relacionada a los procesos y procedimientos de una empresa. Lo cual ayuda a optimizar espacio físico, a cuidar al medio ambiente disminuyendo el uso de papel y a poder acceder a la información de manera mucho más rápida. 

2. Ofrece agilidad en los procesos

Los softwares de Gestión Documental cuentan con búsqueda de información a través de filtros, palabras clave, estatus, fechas o meta datos.

Lo anterior ahorra mucho tiempo y hace más eficientes las tareas del usuario. Además, muchos softwares avanzados también permiten activar notificaciones y crear flujos de trabajo automatizados para la revisión, aprobación y seguimiento de documentos. 

3. Asegura la disponibilidad de la información

Actualmente la mayoría de los softwares de Gestión Documental almacenan los archivos de forma centralizada en la nube, con lo cual garantizan un acceso fácil a los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar. Una situación imposible cuando se lleva únicamente archivo físico. 

4. Ofrece seguridad de la información

Ofrecen una mayor seguridad para la empresa, a través de controles de acceso para cada usuario, los cuales otorgan permisos totales o parciales, de acuerdo al cargo del individuo. De igual manera algunos de estos softwares cuentan con controles de versiones, lectura, impresiones e historial de revisiones.

Con esto se busca evitar la pérdida de información de versiones anteriores y llevar un control y registro de todas las acciones de los usuarios.

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5. Amplía la visibilidad

Este tipo de sistemas incrementan la visibilidad de todos los procesos relacionados con el Control Documental, a partir de la generación automática o manual de reportes de estatus de los distintos archivos. 

Los softwares de Gestión Documental se han convertido poco a poco en un aliado muy importante para las empresas. Pues además de facilitar la organización y gestión de archivos, también son una pieza clave asegurar que se cumplan todos los procesos del negocio y así obtener mejores resultados en las auditorías enfocadas al cumplimiento de normas de calidad. 

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Publicado originalmente el 10 de junio de 2020 por Celia Lara, actualizado el 18 de julio de 2023.