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¿Cómo un software puede ayudar a tu sistema de gestión documental?

La gestión documental manual ha pasado a la historia. Los avances tecnológicos han abierto la puerta al desarrollo de softwares especializados que facilitan y agilizan los Sistemas de Gestión Documental. 

¿Aún no te convences? Sigue leyendo, pues en el siguiente artículo te daremos 5 formas en las que un software de Gestión Documental puede ayudar a tu empresa:

Facilita el proceso de digitalización de procedimientos

Brinda herramientas para facilitar el almacenamiento digital de toda la información relacionada a los procesos y procedimientos de una empresa. Lo cual ayuda a optimizar espacio físico, a cuidar al medio ambiente disminuyendo el uso de papel y a poder acceder a la información de manera mucho más rápida. 

Agilidad en los procesos

Los softwares de Gestión Documental cuentan búsqueda de información a través de filtros, palabras clave, status, fechas o meta datos, lo cual facilita, ahorra mucho tiempo y hace más eficientes las tareas del usuario. Además de que muchos softwares avanzados también permiten activar notificaciones y crear flujos de trabajo automatizados para la revisión, aprobación y seguimiento de documentos. 

Disponibilidad de la información

Actualmente la mayoría de los softwares de Gestión Documental almacenan los archivos de forma centralizada en la nube, con lo cual garantizan un acceso fácil a los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar. Una situación imposible cuando se lleva únicamente archivo físico. 

Seguridad de la información

Ofrecen una mayor seguridad para la empresa, a través de controles de acceso para cada usuario, los cuales otorgan permisos totales o parciales, de acuerdo al cargo del individuo. De igual manera algunos de estos softwares cuentan con controles de versiones, lectura, impresiones e historial de revisiones. Con lo cual se busca evitar la pérdida de información de versiones anteriores y llevar un control y registro de todas las acciones de los usuarios.

Mayor visibilidad

Este tipo de sistemas incrementan la visibilidad de todos los procesos relacionados con el Control Documental, a partir de la generación automática o manual de reportes de estatus de los distintos archivos. 

Los softwares de Gestión Documental se han convertido poco a poco en un aliado muy importante para las empresas. Pues además de facilitar la organización y gestión de archivos, también son una pieza clave asegurar que se cumplan todos los procesos del negocio y así obtener mejores resultados en las auditorías enfocadas al cumplimiento de normas de calidad. 

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Sobre el autor

Celia Lara
Celia Lara

Apasionada de la comunicación y de regalar una experiencia a cada lector de sus artículos. La familia, viajar y conocer personas son su motor. Communication Strategist en icorp.

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