¿Qué tanto prevalecen las TI en las Sombras en una compañía? ¿Cuántos empleados utilizan sistemas y soluciones de TI no aprobados dentro de una organización? Según un reciente reporte, la mayoría de los líderes de TI subestima su utilización; se estima que este es 15 a 20 veces mayor que lo que piensan los CIOs.

¿Por qué esto puede ser un problema? Si no se controlan, las TI en las Sombras pueden representar un riesgo de seguridad, ya que la compañía no puede regular los datos cuya ubicación desconoce; y una pérdida de dinero, pues las soluciones duplicadas no son más que un gasto innecesario. Con la información fluyendo en canales ajenos, el peligro de una filtración permanece latente.

Al saber esto, cualquier podría pensar que las TI en las Sombras deben detenerse prohibiendo aplicaciones, dispositivos personales y restringiendo el uso del internet, pero ¿es este realmente el acercamiento correcto?

A pesar de estos riesgos, existen varios beneficios de las TI en las Sombras, si es que estas son manejadas correctamente. Si se les desea sacar provecho, primero deben salir a la luz.

A continuación, cuatro maneras en las que las TI en las Sombras pueden aportar a un negocio:

1. Permite a los empleados crear sus propias soluciones

El desarrollo de aplicaciones siempre ha sido un problema para muchos negocios. De hecho, se trata de una de las razones por las que los usuarios voltean hacia las TI en las Sombras. Al cansarse de esperar nuevas aplicaciones por parte de TI, estos deciden tomar cartas en el asunto. Así es como encuentran herramientas que satisfacen sus necesidades y que les dejan construir sus propias aplicaciones.

Cuando son manejadas correctamente, el departamento de TI puede proveer a los usuarios finales con las herramientas que necesitan para crear sus soluciones. Esto permite a TI tener control sobre la información y el acceso de los usuarios, además de dejarlos trabajar sin tener que hacer solicitudes constantes.

Los ejecutivos y departamentos de TI cada vez más ven a las TI en las Sombras como una oportunidad para la innovación de los empleados y gestión de costos, en lugar de un riesgo de seguridad para la compañía. Este cambio se debe a la aparición de aplicaciones que permiten a los que no son especialistas en TI convertirse en “desarrolladores” para construir rápidamente las soluciones que necesitan para resolver un problema específico, sin ayuda del departamento.

James Guigley, CEO de Canvas

Se trata de uno de los beneficios de las TI en las Sombras que más complacen a los CIOs.

2. Provee soluciones alineadas con las necesidades del negocio

Además del problema de tener que esperar por las soluciones, hay otro problema sumamente común. Cuando los usuarios solicitan soluciones de TI, los detalles suelen pasarse por alto. Por tal razón, el producto final no es realmente el que se pidió.

Uno de los beneficios de las TI en las Sombras es que no existe tal contratiempo, ya que se elimina el riesgo de una comunicación fallida. Cuando los usuarios están buscando sus propias soluciones, no se detendrán hasta que encuentren las que mejor se ajusten a sus objetivos.

Dirk Garner, Consultor Principal en Garner Software, habla al respecto:

Las TI en las Sombras generalmente aportan una solución mejor alineada con las necesidades originales del negocio, con un mayor énfasis en la velocidad de la entrega del producto que en las capacidades tecnológicas. Agendar cosas es más sencillo con soluciones de las TI en las Sombras, ya que hay menos grupos participando, lo que significa menos restricciones.

Sin duda, uno de los más importantes beneficios de las TI en las Sombras.

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3. Remueve los obstáculos y mejora la productividad

Los empleados recurren a las TI en las Sombras cuando no obtienen las soluciones que necesitan, o para saltarse las reglas impuestas por el negocio. En muchos casos, el departamento de TI es visto como un obstáculo en vez de un aliado. Políticas estrictas hacen que sea difícil alcanzar algo.

Al aceptar las TI en las Sombras, se les puede dar a los empleados las herramientas que requieren para sus tareas diarias, lo que evitará que pasen más tiempo buscando soluciones en lugar de trabajar.

Usualmente, las TI en las Sombras son malas, pero también tienen sus beneficios. Primero, dejan al descubierto la iniciativa de los empleados para resolver sus problemas. Segundo, estos se vuelven más productivos y eficientes. Si bien suelen pasar por alto los riesgos de seguridad, su desempeño tiende a mejorar.

Curtis Peterson, Gerente de Marketing Digital de SmartFile

4. Reduce la carga de trabajo del departamento de TI

En la mayor parte de las compañías, el departamento de TI está saturado. Mantienen la tecnología funcionando, ofrecen soporte el negocio, y siempre están resolviendo problemas. Crear nuevas soluciones para los usuarios solo hace más grande su carga de trabajo.

Al incorporar las TI en las Sombras, los usuarios finales tienen acceso de una variedad de aplicaciones y herramientas aprobadas. Esto le da un respiro al departamento y le permite enfocarse en cuestiones más críticas.

Estos beneficios de las TI en las Sombras pueden suponer un alivio para los CIOs y todo su equipo si es que las manejan correctamente.

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Fuente: mrc