Los software para la Gestión de la Relación con Clientes (CRM) son herramientas indispensables para todos los negocios que tienen clientes, es decir, todos. Si tu negocio no los tiene, recomiendo no seguir con la lectura, ya que la migración del CRM es el menor de tus problemas. Para los que siguen conmigo, regularmente podremos encontrarnos en situaciones en las que nuestro CRM actual ya no sirve y necesitamos de migrar toda su información a una nueva herramienta. Sea por reducir costos (adiós, Dynamics) o para cubrir nuevos requerimientos, la migración de un CRM siempre es un proyecto complicado y de alto riesgo.

Planear la migración es fundamental para , pero no es suficiente para minimizar los riesgos.

A continuación, detallamos los cinco pasos para lograr una exitosa migración:

1. Planear y diseñar

Después de evaluar todas las posibilidades (Dirección marcó el destino), vamos a migrar de CRM. Una vez controlado el caos y el llanto, debemos empezar a planear el proyecto. En esta fase, identificamos qué datos debemos migrar y cómo y dónde están almacenados. Esta información nos ayudará a determinar las siguientes actividades, responsabilidades y complejidad de la migración. Por último, debemos diseñar la configuración del nuevo CRM para recibir los datos importados. Algunos de los ajustes más comunes son la creación de campos personalizados, definición de roles y permisos, configuración de procesos de negocio, etc.

2. Exportar

Con el plan de migración en nuestras manos, es hora de exportar la información. Algunos CRM cuentan con herramientas para ayudar en la descarga de datos. Si trabajas con una solución on premise, el acceso directo a la base de datos también puede ser una buena opción.

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3. Preparar datos

Al momento de preparar los datos descargados para la importación en el nuevo CRM, algunos ajustes pueden ser necesarios para garantizar la relación entre registros y la integridad de la información. Algunos ejemplos: Modificar el tipo, el formato de los campos y nombres de los usuarios.

4. Importar

Hemos pasado la mitad del proyecto. Es hora de importar la información en el nuevo CRM. Para tal, podemos utilizar las funcionalidades disponibles en la misma solución, alguna herramienta especializada o desarrollar scripts que automaticen esta actividad. Independientemente de la opción elegida en nuestra planeación, en esta fase, el CRM gana vida; y al final de la importación, esperamos encontrar toda la información íntegra y confiable.

5. Validar

En la última etapa, validamos el resultado final de la migración. Para ello, podemos pedir a nuestros clientes que nos ayuden a revisar si la información está completa y correcta. Algunos puntos de control facilitan la validación; por ejemplo, si la cantidad de registros importados era la esperada. En esta fase, también podemos encontrar diferencias que necesiten ser corregidas en producción. Recomendamos que haya un seguimiento y monitoreo de las actividades en el nuevo CRM para garantizar que la nueva herramienta cumple con su propósito y con la expectativa de los clientes.

De las cinco fases, la primera es sin duda la más importante. Si nuestro plan y diseño considera todos los stakeholders, variables y riesgos, la migración será exitosa.

Tip: No podemos olvidar de incluir en el plan pruebas antes de la migración final.

Los proyectos de migración no se deben tomar a la ligera. En icorp utilizamos y recomendamos Bitrix24, un CRM fácil de usar, funcional y flexible. Hemos realizado diversas implementaciones y migraciones exitosas con nuestros clientes.