3 problemas del control documental y cómo solucionarlos
El control documental es una de las disciplinas fundamentales en los sistemas de gestión. Muchas normas, como las ISO, tienen apartados dedicados a este tema con deberes y recomendaciones cuyo objetivo es “cuidar” la información, sin embargo, implementar un control documental de manera efectiva no es tarea fácil por los «problemas» que puede representar.
Nueve de cada diez gestores de calidad lo pueden confirmar, pues en algún momento de sus gestiones ya han tenido dolores de cabeza con los registros.
Los problemas de control documental son muchos, pero abajo listamos tres con algunos tips para solucionarlos:
- Control de versiones obsoletas
- Retraso en la aprobación de documentos
- Evidenciar el control de documentos en una auditoría
1. Control de versiones obsoletas
Los diseñadores acaban de modificar un plan de producción de una pieza. Son las 5:30 pm del viernes y tienes que recorrer toda la planta actualizando los documentos de cada línea de producción. Ya estabas pensando en el happy hour, la cerveza fría con los amigos y resulta que terminarás hasta las 8. Desagradable ¿no? ¿Y si te olvidas de una línea? ¿Hay plantas en otras ciudades y países? Los resultados pueden ser desastrosos.
Solución de control documental
La mejor solución para el control de versiones obsoletas es utilizar una herramienta que automatice la publicación de los documentos vigentes con un historial de modificación y aprobación. Un sistema web con estas características puede permitir la distribución controlada de información por todo el mundo.
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2. Retraso en la aprobación de documentos
Después de días de trabajo terminas el nuevo procedimiento para la resolución de incidentes, cruzas los dedos y lo envías a la aprobación del gestor del proceso. Un día, dos días, y ninguna respuesta. La desesperación empieza a apoderarse de ti. ¿Me van a correr? No, tranquilo, el gestor está de vacaciones en la playa y regresa en una semana.
Solución de control documental
Una herramienta web de control documental puede permitir la configuración de un flujo de aprobación. Si un usuario no ejecuta una acción en el tiempo programado, la actividad automáticamente es escalada a otro responsable.
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3. Evidenciar el control de documentos en una auditoría
¿Quién nunca recibió la triste noticia de la realización de una auditoría en una semana? Todos se vuelven locos, la gente empieza a enfermarse y nos damos cuenta de que no tenemos encontramos todas las evidencias del cumplimiento.
Solución de control documental
Un efectivo control documental facilita el mantenimiento oportuno de las evidencias de una correcta gestión de calidad. Una solución web permite mantener todos los documentos de manera digital, íntegros y al alcance de todas las personas con permiso de consulta o lectura.
En icorp estamos certificados en la norma ISO 20000 desde el año 2014. Para facilitar nuestra gestión y evitar los problemas previamente mencionados utilizamos qdoc, un sistema de apoyo a la gestión de calidad que cuenta con un módulo de control de documentos y soporta distintas normas.
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