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3 problemas del control documental y cómo solucionarlos

El control documental es una de las disciplinas fundamentales en los sistemas de gestión. Muchas normas, como las ISO, tienen apartados dedicados a este tema con deberes y recomendaciones cuyo objetivo es “cuidar” la información.

Implementar un control documental de manera efectiva no es tarea fácil. Nueve de cada diez gestores de calidad lo pueden confirmar, pues en algún momento de sus gestiones ya han tenido dolores de cabeza con los registros. Los problemas enfrentados son muchos, pero abajo listamos tres con algunos tips para solucionarlos:

 

Control de versiones obsoletas

Los diseñadores acaban de modificar un plan de producción de una pieza. Son las 5:30 pm del viernes y tienes que recorrer toda la planta actualizando los documentos de cada línea de producción. Ya estabas pensando en el happy hour, la cerveza fría con los amigos y resulta que terminarás hasta las 8. Desagradable ¿no? ¿Y si te olvidas de una línea? ¿Hay plantas en otras ciudades y países? Los resultados pueden ser desastrosos.

  • Solución de control documental

La mejor solución para el control de versiones obsoletas es utilizar una herramienta que automatice la publicación de los documentos vigentes con un historial de modificación y aprobación. Un sistema web con estas características puede permitir la distribución controlada de información por todo el mundo.

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Retraso en la aprobación de documentos

Después de días de trabajo terminas el nuevo procedimiento para la resolución de incidentes, cruzas los dedos y lo envías a la aprobación del gestor del proceso. Un día, dos días, y ninguna respuesta. La desesperación empieza a apoderarse de ti. ¿Me van a correr? No, tranquilo, el gestor está de vacaciones en la playa y regresa en una semana.

  • Solución de control documental

Una herramienta web de control documental puede permitir la configuración de un flujo de aprobación. Si un usuario no ejecuta una acción en el tiempo programado, la actividad automáticamente es escalada a otro responsable.

control documental

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Evidenciar el control de documentos en una auditoría

¿Quién nunca recibió la triste noticia de la realización de una auditoría en una semana? Todos se vuelven locos, la gente empieza a enfermarse y nos damos cuenta de que no tenemos encontramos todas las evidencias del cumplimiento.

  • Solución de control documental

Un efectivo control documental facilita el mantenimiento oportuno de las evidencias de una correcta gestión de calidad. Una solución web permite mantener todos los documentos de manera digital, íntegros y al alcance de todas las personas con permiso de consulta o lectura.

 

En icorp estamos certificados en la norma ISO 20000 desde el año 2014. Para facilitar nuestra gestión y evitar los problemas previamente mencionados utilizamos qdoc, un sistema de apoyo a la gestión de calidad que cuenta con un módulo de control de documentos y soporta distintas normas.

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Para conocer más sobre qdoc y sus distintos módulos, solicita hoy mismo un demo y uno de nuestros consultores se pondrá en contacto contigo. Solucionar los problemas de tu sistema de calidad es más fácil de lo que imaginas.

 

Sobre el autor

Gustavo Andrade
Gustavo Andrade

Originario de Brasil y radicado en México desde hace 4 años, nuestro Quality Coordinator cuenta con estudios en Ciencia de la Computación y un amplio margen de certificaciones: desarrollo web, gestión de proyectos de Tecnologías de la Información, ITIL e ISO-20000. Es soñador y aventurero; le encanta viajar, el intercambio cultural y expandir su conocimiento en idiomas. Su pasión: vivir.

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